De virtuele aandeelhoudersvergadering: van Spoedwet naar Best Practices

• 1 Inleiding

  Op 8 april 2020 heeft het Ministerie van Justitie en Veiligheid het wetsvoorstel Tijdelijke voorzieningen op het terrein van het Ministerie van Justitie en Veiligheid in verband met de uitbraak van COVID-19 (hierna: de Spoedwet)¹xKamerstukken II 2019/20, 35434, nr. 2; zie www.tweedekamer.nl/kamerstukken/detail?id=2020Z06375&did=2020D13502. en de bijbehorende memorie van toelichting²xZie www.rijksoverheid.nl/documenten/kamerstukken/2020/04/08/memorie-van-toelichting-tijdelijke-wet-covid-19-justitie-en-veiligheid. gepubliceerd.³xDe Spoedwet is 24 april 2020 in werking getreden, met terugwerkende kracht vanaf 16 maart 2020. De regels gelden vooralsnog tot 1 september 2020, tenzij verlenging noodzakelijk is in verband met het voortduren van de gevolgen van de uitbraak van COVID-19. Deze noodwet ziet onder andere op de facilitering van elektronische besluitvorming door tijdelijke afwijking van de wettelijke en statutaire bepalingen inzake het houden van fysieke vergaderingen van rechtspersonen. In dit artikel zal ik de Spoedwet behandelen, kijken naar de wijze waarop vennootschappen nu hun algemene aandeelhoudersvergadering (hierna: AVA) virtueel organiseren, en dit vergelijken met de virtuele aandeelhoudersvergadering zoals deze initieel bedoeld is. Hieruit zijn lessen te leren, die ik formuleer in de vorm van best practices.

• 2 De Spoedwet

  De Spoedwet geeft regels voor de algemene vergadering van elke bv, nv, vereniging, coöperatie en onderlinge waarborgmaatschappij. Voor deze rechtspersonen en voor de stichting geeft de Spoedwet ook regels voor vergaderingen van het bestuur en de raad van commissarissen (hierna: RvC). Naast een tijdelijke versoepeling van de regels beoogt de Spoedwet ook rechtspersonen en aandeelhouders (alsook andere vergadergerechtigden) rechtszekerheid te bieden over noodzakelijke besluitvorming. De Spoedwet voorziet zelfs in terugwerkende kracht van een aantal versoepelingen.

  2.1 Facilitering van elektronische besluitvorming

  De Spoedwet biedt het bestuur de mogelijkheid te besluiten dat een AV uitsluitend via een elektronisch communicatiemiddel toegankelijk is en aandeelhouders en andere vergadergerechtigden geen fysieke toegang hebben. In het verlengde daarvan kan het bestuur besluiten dat het voeren van het woord tijdens de vergadering en het uitoefenen van het stemrecht uitsluitend langs elektronische weg kunnen worden uitgeoefend. Ten slotte kan het bestuur besluiten dat stemmen voorafgaand aan de vergadering mogen worden uitgebracht (langs elektronische weg of schriftelijk).

  Bij de oproeping van de vergadering moet worden vermeld dat uitsluitend langs elektronische weg kan worden deelgenomen en gestemd (en, indien gewenst, dat voorafgaand aan de vergadering kan worden gestemd). Indien de oproeping reeds heeft plaatsgevonden, kan het bestuur tot uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering alsnog besluiten de vergadering uitsluitend digitaal te houden. Dit wordt kenbaar gemaakt aan de aandeelhouders op dezelfde wijze als een oproeping.

  Voor het houden van een AV uitsluitend langs elektronische weg gelden twee harde voorwaarden:
  

  1. De AV is langs elektronische weg voor aandeelhouders te volgen.

  2. De aandeelhouders zijn tot uiterlijk 72 uur voorafgaand aan de vergadering (of een door het bestuur gestelde kortere termijn) in de gelegenheid gesteld om schriftelijk of elektronisch vragen te stellen over de onderwerpen die op de agenda staan.

  Daarnaast gelden er twee zachte voorwaarden, die bij niet-naleving de geldigheid van de besluitvorming niet aantasten. Deze voorwaarden, waarvoor geldt dat het bestuur zich voor de vervulling daarvan moet inspannen, zijn de volgende:
  

  1. De vooraf gestelde vragen worden uiterlijk tijdens de vergadering beantwoord en deze antwoorden worden op de website van de rechtspersoon geplaatst of via een elektronisch communicatiemiddel toegankelijk gemaakt voor de aandeelhouders.

  2. De deelnemers van de vergadering moeten tijdens de vergadering elektronisch, bijvoorbeeld via e-mail, een chatfunctie of anderszins, vragen kunnen stellen, tenzij dit in het licht van de omstandigheden in redelijkheid niet kan worden gevergd.

  De beantwoording van de vooraf gestelde vragen dient ertoe dat de aandeelhouders de antwoorden kunnen betrekken bij het uitoefenen van hun stemrecht. Denkbaar is bijvoorbeeld dat het bestuur vóór de vergadering deze antwoorden op de website van de vennootschap plaatst of een e-mail stuurt met gestelde vragen en antwoorden, zodat alle aandeelhouders daarvan kennis kunnen nemen. Ter vergadering bepaalt de voorzitter hoe het stellen van nadere vragen wordt gefaciliteerd, bijvoorbeeld wie vragen mag indienen, al of niet thematische beantwoording van vragen of het sluiten van een discussie.

  De Spoedwet onderscheidt eenzijdige communicatiemiddelen waarmee de vergadering elektronisch kan worden gevolgd en tweezijdige communicatiemiddelen waarmee zowel de vergadering kan worden gevolgd als aan de vergadering kan worden deelgenomen. Onder eenzijdige communicatie wordt verstaan e-mail, een website of een audio- of audio/videostream. Onder tweezijdige communicatie wordt verstaan middelen waarmee langs elektronische weg interactief kan worden deelgenomen aan de vergadering, te weten een groepstelefoongesprek, beeldbellen (bijvoorbeeld Webex of Zoom) of een audiovisuele vergaderapplicatie. Beide typen communicatiemiddelen zijn geschikt voor het uitsluitend elektronisch volgen van de AV, maar slechts tweezijdige communicatiemiddelen zijn geschikt om deel te nemen aan de AV langs elektronische weg. Het is aan het bestuur om, met het oog op de betrokken belangen en beschikbare mogelijkheden, een keuze te maken voor een passend communicatiemiddel. Bij grotere aantallen deelnemers aan de vergadering, zoals bij de AV van een beursgenoteerde nv, zal tweezijdige communicatie vaak te gecompliceerd zijn en zal doorgaans worden gekozen voor een audio- of audio/videostream. Uit de memorie van toelichting bij de Spoedwet blijkt dat een haperende verbinding of een andere reden waardoor een aandeelhouder niet optimaal kan deelnemen aan de elektronische vergadering geen gevolgen heeft voor de rechtsgeldigheid van de genomen besluiten.

  Het bestuur van elke rechtspersoon kan besluiten dat het uitbrengen van stemmen in de AV slechts door middel van een elektronisch communicatiemiddel kan plaatsvinden, waaronder wordt begrepen door middel van eenzijdige of tweezijdige communicatie. Rechtspersonen kunnen er ook voor kiezen dat aandeelhouders uitsluitend kunnen stemmen door voorafgaand aan de vergadering een volmacht of steminstructie aan een daartoe door de rechtspersoon aangewezen gevolmachtigde te geven. Bij het uitbrengen van stemmen in de AV moeten alle stemgerechtigden worden geïdentificeerd door middel van het gehanteerde elektronische communicatiemiddel. Bij kleinere vergaderingen kan dit bijvoorbeeld door middel van videobellen. Bij grotere vergaderingen zou bijvoorbeeld kunnen worden gewerkt met identificatienummers op stembiljetten, waarmee de aandeelhouders kunnen inbellen naar een audio- of audio/videostream.

  Het bestuur kan elektronisch vergaderen in plaats van fysiek, mits alle bestuurders daarmee instemmen. Hetzelfde geldt voor vergaderingen van de RvC, of bij de stichting de raad van toezicht. Op basis van de Spoedwet kan worden afgeweken van eventuele statutaire bepalingen over het houden van fysieke bijeenkomsten. Fysieke vergaderingen zijn van belang voor het bepalen van de fiscale vestigingsplaats van een vennootschap. Daarnaast kunnen er fiscale regels van toepassing zijn, die eisen dat bestuursvergaderingen fysiek in Nederland worden gehouden (‘substance-eisen’). Het Ministerie van Financiën heeft nog geen richtlijnen gegeven hoe om te gaan met deze substance-eisen indien het niet mogelijk is om fysiek in Nederland te vergaderen.

• 3 De virtuele aandeelhoudersvergadering

  De Spoedwet voorziet aldus in de mogelijkheid om zonder fysieke samenkomst van bestuur of aandeelhouders/leden een AV te organiseren. Er zijn verschillende vormen mogelijk van een aandeelhoudersvergadering die geheel elektronisch verloopt. In mijn promotieonderzoek zijn deze vormen onderzocht, en bleek de virtuele aandeelhoudersvergadering vormgegeven op de wijze zoals ik hierna zal beschrijven de optimale vorm..⁴xA. van der Krans, De virtuele aandeelhoudersvergadering (diss. Utrecht; uitgave vanwege het Instituut voor Ondernemingsrecht, deel 64), Deventer: Kluwer 2009, p. 1-18. Bij een virtuele aandeelhoudersvergadering (hierna: Virtual General Meeting, en af te korten als VGM) vindt géén fysieke vergadering meer plaats, maar wordt vergaderd en gestemd via internet. Aandeelhouders loggen in met behulp van codes op een goed beveiligde website. Op het AVA-platform kunnen zij vervolgens kennisnemen van de agenda, de jaarrekening, de bestuursvoorstellen en andere vergaderstukken. Ook kan het bestuur het beleid presenteren door videopresentaties te posten. Daarnaast bestaat op het AVA-platform een bulletinboard. Dit bulletinboard is ingedeeld per agenda- of discussiepunt en biedt aandeelhouders de mogelijkheid om reacties te posten. Andere aandeelhouders kunnen daarop reageren, waardoor een constructieve dialoog kan ontstaan. Via het bulletinboard kunnen aandeelhouders elkaar informeren, waardoor de informatieverschaffing aan aandeelhouders sterk kan verbeteren. Het bulletinboard biedt aandeelhouders tevens de gelegenheid om vragen te stellen aan het bestuur of de RvC. Wanneer veel aandeelhouders omtrent hetzelfde onderwerp vragen stellen aan het bestuur, kan het bestuur al deze vragen in één statement proberen te beantwoorden. Het is van groot belang dat het bulletinboard is opgedeeld per agenda- of discussiepunt om een overzichtelijk geheel van vragen en antwoorden te waarborgen. De overzichtelijkheid kan worden vergroot door toezicht te houden op het bulletinboard en opmerkingen naar de juiste subcategorie van vragen te verplaatsen. Het handhaven van de orde op het bulletinboard kan uiterst effectief gebeuren door onfatsoenlijke of irrelevante⁵xOf een opmerking onfatsoenlijk of irrelevant is, is subjectief. Dat is op een fysieke AVA niet anders en leidt in de praktijk nauwelijks tot problemen. Eventueel kan de beoordeling of een opmerking verwijderd mag worden, worden belegd bij een onafhankelijke derde. bijdragen niet langer weer te geven op het bulletinboard. Daarnaast kan degene die de opmerking heeft geplaatst de toegang tot de vergadering worden ontzegd door zijn inlogcode te blokkeren. Nadat aandeelhouders een beslissing over hun stemgedrag hebben genomen, kunnen zij deze stem in het virtuele stemlokaal uitbrengen. Na afloop van de stemperiode wordt door de voorzitter van de vergadering het resultaat van de stemming bekendgemaakt, waarna de vergadering officieel gesloten kan worden.

  3.1 Voordelen en aandachtspunten van een VGM

  Een VGM heeft een aantal voordelen en aandachtspunten. Het eerste voordeel is een verbetering van de ‘corporate democracy’. Aandeelhouders kunnen op een relatief goedkope wijze deelnemen aan de AVA, waardoor in het bijzonder voor minderheidsaandeelhouders een belangrijke drempel is weggenomen. De VGM kan een enorme impuls geven aan de participatie van aandeelhouders, aangezien aandeelhouders, waar ter wereld zij zich ook bevinden, op betrekkelijk goedkope wijze kunnen deelnemen aan de vergadering. Het is niet noodzakelijk dat aandeelhouders zich tegelijkertijd achter een computer bevinden, aangezien de discussiefase van een virtuele aandeelhoudersvergadering ook enkele dagen zou kunnen duren. Aandeelhouders zouden gedurende de vergadertijd regelmatig kunnen inloggen op het VGM-platform en hiermee een goed beeld van de discussie krijgen of aan de discussie kunnen deelnemen. Indien de vragen van een aandeelhouder zich toespitsen op een bepaald agendapunt, hoeft hij slechts dit agendapunt actief te volgen en kan hij de overige agendapunten voor kennisgeving aannemen. Door de lage kosten voor het verspreiden van elektronische informatie zal de informatieverschaffing aan aandeelhouders drastisch kunnen verbeteren. Daarnaast biedt het bulletinboard aandeelhouders een goede mogelijkheid om zich te verenigen, om zo bepaalde onderwerpen op de agenda geplaatst te krijgen, een enquêteverzoek aan de Ondernemingskamer te richten of anderszins zaken voor elkaar te krijgen die een individuele aandeelhouder niet gedaan krijgt. Door de verbeterde mogelijkheden tot collectieve actie en tot verspreiding van informatie zullen aandeelhouders beter in staat zijn hun rechten effectief uit te oefenen. Het voorgaande samenvattend zou ik willen stellen dat de corporate democracy verbetert als gevolg van de verhoogde participatie van (minderheids)aandeelhouders en de toegenomen informatiedistributie.

  Het tweede voordeel is betrouwbaarheid. Mits gecombineerd met blockchain of andere adequate beveiliging, kan een VGM de integriteit van het stemproces volledig waarborgen. Dit is in de huidige situatie met fysieke en hybride AVA’s niet het geval. Zo blijkt uit onderzoek dat zo’n 5% van de internationaal uitgebrachte stemmen niet, of niet juist, aankomt bij de vennootschap.⁶xRobeco, Audit shows flows in the proxy-voting process, oktober 2012; AFM, Recht om je stem te laten horen verloren? AFM onderzoek naar de stemketen, maart 2014 en ‘Stemmen worden niet goed geteld op aandeelhoudersvergadering’, Het Financieele Dagblad 25 juni 2012. Een VGM is logisch te combineren met blockchain, waardoor de betrouwbaarheid van de stemketen te garanderen is. Tevens kan met blockchain een stembevestiging worden teruggestuurd door de vennootschap aan de aandeelhouder.

  Het derde voordeel is lagere kosten voor de vennootschap. Uit ervaringen in andere landen blijkt dat een VGM in vergelijking met een fysieke vergadering veel goedkoper kan zijn. Kosten voor het delen van informatie zijn veel lager en zaalhuur, personeel, catering enzovoort kunnen immers worden uitgespaard.⁷xVan der Krans 2009, p. 119-136.

  Het vierde voordeel is een gevolg van de verbeterde corporate democracy. Doordat aandeelhouders eenvoudiger hun rechten kunnen uitoefenen, kan de AVA meer de rol spelen die de wetgever bedoeld heeft, waardoor er een betere balans tussen vennootschapsorganen kan ontstaan. Een verbeterde corporate democracy binnen een vennootschap zal leiden tot een verbeterde corporate governance.

  Het belangrijkste aandachtspunt bij een VGM is draagvlak onder stakeholders, met name onder aandeelhouders. Institutionele beleggers hebben een regelmatige dialoog met vennootschappen, maar particuliere beleggers hebben dit veelal niet en verliezen met een VGM een contactmoment om bestuurders face to face aan te spreken. Tegenstanders zijn van mening dat het bestuur en de RvC minimaal eenmaal per jaar oog in oog dienen te staan met de aandeelhouders van de vennootschap en deze aandeelhouders in de gelegenheid dienen te worden gesteld rechtstreeks vragen te stellen over en opmerkingen te plaatsen bij het beleid en het gevoerde toezicht, die het bestuur en de RvC ook direct dienen te adresseren.⁸xR. Abma, D.P. van Kleef, N. Lemmers & M. Olaerts, De algemene vergadering van Nederlandse beursvennootschappen, Deventer: Wolters Kluwer 2017, par. 6.2.2. Dezelfde tegenstanders constateren tegelijkertijd dat de fysieke AVA niet functioneert als forum van discussie en verantwoording. De critici lijken met deze redenering vast te houden aan een fysieke of hybride AVA waarvan ze zelf ook constateren dat deze niet functioneert. De echte dialoog met aandeelhouders vindt immers plaats buiten de AVA om en de echte verantwoording van bestuur en commissarissen verloopt via verplichte publicaties van de financiële verslaggeving, het bestuursverslag, de jaarrekening en persberichten. Een VGM blijft dan de meest efficiënte manier van besluitvorming.

  Een ander aandachtspunt bij een VGM is adequate bescherming van de belangen van de deelnemers aan de VGM: zonder adequate regelgeving en protocollen zou een VGM kunnen leiden tot verminderde participatie. Hoewel lastige vragenstellers op fysieke AVA’s ook met een kluitje in het riet kunnen worden gestuurd, biedt een VGM zonder adequate waarborgen inderdaad additionele mogelijkheden om lastige vragen van het bulletinboard te verwijderen en de toegang voor bepaalde vragenstellers te blokkeren. Om het draagvlak⁹xOm draagvlak voor een VGM te waarborgen, vereist de Deense wet dat een fysieke of hybride te houden AVA akkoord gaat met een twee derde meerderheid en een quorum van 50% akkoord met een voorstel om de AVA het volgend jaar volledig elektronisch te organiseren (art. 65a Aktieselskabsloven). Zie uitgebreid: Van der Krans 2009, p. 201-220. voor een VGM en de waarborgen van alle stakeholders te garanderen, is het cruciaal dat deze worden vastgelegd in wetgeving, regelgeving of codes. Bestuurders, commissarissen en de externe accountant dienen de wettelijke plicht te krijgen om in dialoog te treden met institutionele beleggers die daarom vragen, en daar in beginsel alle verlangde inlichtingen te verschaffen. Daarnaast dienen andere aandeelhouders het wettelijke recht te krijgen om ten minste schriftelijk antwoord te krijgen op hun vragen aan bestuurders, commissarissen en de externe accountant.

• 4 De realiteit

  Hoewel een virtuele aandeelhoudersvergadering dus grote voordelen biedt én de Spoedwet een VGM faciliteert, lijken de meeste vennootschappen voor het AVA-seizoen 2020 voor een nogal summiere vorm van een virtuele aandeelhoudersvergadering te (gaan) opteren.¹⁰xOp het moment van schrijven hebben Heineken, AkzoNobel, Unilever, Acomo en CM.com hun AVA puur elektronisch georganiseerd. Aegon, ASM International, Adyen, Sligro Food Group, Avantium, Brunel International en Beter Bed Holding hebben aangekondigd hun AVA puur elektronisch te houden, langs de lijnen van de tijdelijke regeling. Zo dienen aandeelhouders enkele dagen voorafgaand aan de AVA hun vragen in te sturen, en kunnen ze de vergadering als webcast (eenzijdig) volgen. Er is bij een aantal AVA’s vooralsnog geen mogelijkheid om live vragen te stellen, en als vooraf gestelde vragen beantwoord worden, is het onmogelijk om nog follow-upvragen te stellen. Veelal is er sprake van een webcast met vooraf gestelde vragen als enige inbreng door aandeelhouders. Door de AVA op deze wijze te organiseren hebben aandeelhouders minder mogelijkheden om hun rechten uit te oefenen, zoals bijvoorbeeld bestuurders ter verantwoording te roepen. Nederlandse beursvennootschappen maken dus een valse start met de virtuele aandeelhoudersvergadering. Dit is enigszins begrijpelijk gezien het gebrek aan voorbereidingstijd, gebrek aan ervaring in Nederland en door COVID-19 een verschuiving in prioritering.

  Ook in de Verenigde Staten maakte de virtuele aandeelhoudersvergadering in eerste instantie een valse start. Nadat de Delaware General Corporation Law in 2000 een volledige virtuele AVA mogelijk maakte, was het aan Inforte Corporation om in 2001 ’s werelds eerste VGM te houden.¹¹xE. Bomkamp, Virtual-only shareholder meetings: Inevitable advance or unwelcome development?, BNA’s Corporate Counsel Weekly, 23 februari 2011. Nadat de VGM begin deze eeuw nogal eens publicitaire tegenwind¹²xHet bestuur van Delaware-vennootschappen kan ‘on its sole discretion’ besluiten tot een fysieke, hybride of virtuele AVA. In het verleden is de VGM door enkele Delaware-vennootschappen gebruikt om lastige vragen en een directe confrontatie met kritische aandeelhouders te ontlopen. Zie R. Ranalli & P.J. Howe, OK is near for online shareholder meetings, Boston Globe 23 augustus 2001, p. A1. had, zijn de ervaringen de laatste jaren positief¹³xR. Daly, Unless you’re Warren Buffet, your next shareholder meeting should be online, Forbes.com, 28 april 2016, www.forbes.com/sites/richdaly/2016/04/28/unless-youre-warren-buffett-your-next-shareholder-meeting-should-be-online/#75ebdf7d42d2; T. Braithwaite, US companies embrace virtual annual meetings, FT.com, 11 maart 2016, www.ft.com/content/874879c0-e664-11e5-bc31-138df2ae9ee6. en kiezen ook steeds meer S&P 500-ondernemingen voor een VGM.¹⁴xEnkele voorbeelden: Ford, Duke Energy, Intel, HP, Fitbit, Yelp, NVIDIA, Sprint, PayPal, GoPro, Rambus, El Pollo Loco and Herman Miller. VGM’s hebben geleid tot een hogere participatie in de discussie, kostenreductie en kwalitatief betere vragen en antwoorden.¹⁵xL.A. Fontenot, Public company virtual-only annual meetings, The Business Lawyer (73) 2017-2018, p. 42-44. Daarnaast gebruiken beursgenoteerde ICT-ondernemingen een VGM om hun ‘hightechkarakter’ te onderstrepen. Ten slotte achten vennootschappen een VGM in lijn met hun MVO-beleid gezien de beperkte milieu-impact vanwege de afwezigheid van reizen en geprint materiaal. Inmiddels is het aantal Amerikaanse staten dat vennootschappen toestaat de AVA volledig online te organiseren, gestegen tot dertig.¹⁶xG. Dunn, Planning for your annual shareholder meeting: Selected considerations for a virtual-only meeting, november 2016, www.gibsondunn.com/planning-for-your-annual-shareholder-meeting-selected-considerations-for-a-virtual-only-meeting/#_ftn21. Ook is het aantal Amerikaanse vennootschappen dat de AVA volledig virtueel organiseert sterk toegenomen tot ruim driehonderd.¹⁷xZie voor een overzicht per jaar: A. van der Krans, De toekomst van de AVA: fysiek, hybride of virtueel: leg de keuze bij de vennootschap, Ondernemingsrecht 2019/4. Ook de Council of Institutional Investors, de belangrijkste belangengroepering voor institutionele beleggers in de VS, erkent de voordelen.¹⁸xCouncil of Institutional Investors, Corporate Governance Policies 11 (1 april 2015), www.cii.org/files/committees/policies/2015/04_01_15_corp_gov_policies.pdf; CalPERS, Global Governance Principals 63, 16 maart 2015, www.calpers.ca.gov/docs/forms-publications/global-principles-corporate-governance.pdf.

• 5 Best practices

  Een virtuele aandeelhoudersvergadering kan dus een instrument zijn om aandeelhouders te faciliteren of juist te belemmeren in het uitoefenen van hun rechten. Het valt of staat met de wijze waarop de AVA is georganiseerd en de rechten van alle deelnemende partijen zijn gewaarborgd. Teneinde te waarborgen dat vergadergerechtigden dezelfde rechten hebben op een virtuele aandeelhoudersvergadering als op een fysieke AVA, kunnen de volgende best practices¹⁹xIn de Verenigde Staten is in 2012 reeds een aantal best practices geformuleerd door een werkgroep die bestond uit aandeelhouders, bestuurders, stemketenpartners en handelsplatforms: The Best Practices Working Group for Online Shareholder Participation in Annual Meetings, Guidelines for protecting and enhancing online shareholder participation in annual meetings, juni 2012. worden gehanteerd:

  Principe 1. Voldoende draagvlak

  Het bestuur dient zich ervan te vergewissen dat een virtuele aandeelhoudersvergadering kan rekenen op voldoende draagvlak bij in ieder geval de langeretermijnaandeelhouders.
  

  • Best practice 1.1: Het bestuur brengt een voorstel om de AVA volledig virtueel te organiseren op de voorgaande fysieke AVA eerst in stemming.

  • Best practice 1.2: Het bestuur dient de rechten van aandeelhouders en de uitoefeningsmogelijkheden daarvan te waarborgen en ervoor te zorgen dat technologie niet gebruikt kan worden om een dialoog te ontlopen die aandeelhouders bij een fysieke AVA wel zouden kunnen hebben.

  Principe 2. Informatieverschaffing en voorlichting

  Het bestuur en de raad van commissarissen dragen zorg voor een adequate informatieverschaffing en voorlichting aan de vergadergerechtigden.
  

  • Best practice 2.1: Het bestuur dient procedures vast te stellen die eenzelfde niveau van transparantie en interactie waarborgen als bij een fysieke AVA het geval is.

  • Best practice 2.2: Het bestuur publiceert de regels die het zal hanteren op de VGM ten aanzien van het deelnemen aan de vergadering, het stellen van vragen, informatieverschaffing, aandeelhoudersresoluties, stemmen, handhaven vergaderorde, consequenties van technisch falen en post-AVA-beschikbaarheid.

  • Best practice 2.3: Het bestuur publiceert relevante informatie op het online platform waarop de VGM plaatsvindt. Deze informatie omvat sowieso de agenda, voorstellen + toelichting, de jaarrekening en inloginstructie + uitleg platform.

  • Best practice 2.4: Het bestuur draagt zorg voor een overzichtelijk online platform waarop vergadergerechtigden eenvoudig kunnen navigeren, informatie kunnen vinden en hun rechten kunnen uitoefenen.

  • Best practice 2.5: Het bestuur stelt tijdslijnen vast voor het openen en sluiten van de discussie, en voor het toelichten van agendapunten door bestuurders of aandeelhouders. Ook stelt het bestuur redelijke tijdslijnen vast voor de spreektijd per aandeelhouder of agendapunt, waarbij flexibiliteit dient te worden betracht bij controversiële agendapunten.

  Principe 3. Deelname aan de vergadering

  Het bestuur draagt zorg voor de beschikbaarheid van een online platform waarop de vergadering plaats kan vinden.
  

  • Best practice 3.1: Het bestuur draagt zorg voor de beveiliging van het online platform, zodat alleen aandeelhouders spreekrecht hebben en zij hun stem in evenredigheid naar hun aandelenbelang kunnen uitbrengen.

  • Best practice 3.2: Het bestuur draagt zorg dat aandeelhouders minimaal acht dagen voor de AVA geïndividualiseerde toegangscodes voor het online platform hebben ontvangen of kunnen verkrijgen.

  • Best practice 3.3: Het bestuur dient de mogelijkheden die technologie biedt maximaal te gebruiken om de vergadering toegankelijk te maken voor alle aandeelhouders, inclusief een hulplijn en de mogelijkheid tot pre-meeting tests.

  • Best practice 3.4: Alleen aandeelhouders hebben stemrecht, maar het online platform is ook toegankelijk voor andere vergadergerechtigden, zoals financieel analisten en journalisten.

  Principe 4. Stellen van vragen

  Deelname van zo veel mogelijk aandeelhouders aan de besluitvorming in de algemene vergadering is in het belang van de checks and balances van de vennootschap. De vennootschap stelt aandeelhouders in de gelegenheid om online met bestuurders en commissarissen en met alle (andere) aandeelhouders te communiceren.
  

  • Best practice 4.1: Aandeelhouders kunnen voorafgaand en tijdens de AVA vragen stellen over de onderwerpen die bij de oproeping zijn vermeld.

  • Best practice 4.2: Door aandeelhouders gestelde vragen worden uiterlijk tijdens de vergadering, al dan niet gerubriceerd per onderwerp, beantwoord en deze antwoorden worden op het online platform toegankelijk gemaakt voor de aandeelhouders.

  • Best practice 4.3: Alle vragen die door aandeelhouders worden gesteld, met uitzondering van onfatsoenlijke, eerder gestelde of dubbele vragen, worden getoond op het online platform.

  • Best practice 4.4: Indien het bestuur en de raad van commissarissen met een beroep op een zwaarwichtig belang der vennootschap de algemene vergadering niet alle verlangde informatie verstrekken, wordt dit beroep gemotiveerd toegelicht.

  • Best practice 4.5: Het bestuur en de raad van commissarissen wonen zo veel als mogelijk de vergadering bij en zijn beschikbaar voor vragen.

  • Best practice 4.6: Aandeelhouders kunnen elkaar op het online platform vertrouwelijk benaderen.

  • Best practice 4.7: De externe accountant kan over zijn verklaring omtrent de getrouwheid van de jaarrekening worden bevraagd door de algemene vergadering. De externe accountant woont daartoe deze vergadering bij en is bevoegd daarin het woord te voeren.

  • Best practice 4.8: Indien een agendapunt is geagendeerd door een aandeelhouder, kan hij over dit agendapunt door de algemene vergadering worden bevraagd. De desbetreffende aandeelhouder woont daartoe deze vergadering bij en is beschikbaar voor toelichting en vragen.

  • Best practice 4.9: Het bestuur stelt regels op met betrekking tot het handhaven van de vergaderorde, het verwijderen van onfatsoenlijke vragen, het ontzeggen van de toegang tot het platform en het verwijderen van vergadergerechtigden.

  Principe 5. Stemmen

  • Best practice 5.1: De vennootschap stelt, voor zover het in haar mogelijkheid ligt, aandeelhouders in de gelegenheid om online realtime te stemmen.

  Principe 6. Archief

  • Best practice 6.1: Het verslag van de algemene vergadering wordt uiterlijk drie maanden na afloop van de vergadering op verzoek ter beschikking gesteld aan de aandeelhouders, waarna aandeelhouders gedurende de daaropvolgende drie maanden de gelegenheid hebben op het verslag te reageren. Het verslag wordt vervolgens vastgesteld op de wijze die in de statuten is bepaald.

• 6 Conclusie

  De Spoedwet biedt vennootschappen de gelegenheid om de aandeelhoudersvergadering virtueel te organiseren; fysieke bijeenkomst is niet meer noodzakelijk. Door tijdsgebrek kiest een groot deel van de Nederlandse beursvennootschappen voor nogal summiere wijzen van online organiseren. Dit kan veel beter, waardoor vennootschappen en hun stakeholders veel meer profiteren van de voordelen die een virtuele aandeelhoudersvergadering biedt. De opgestelde best practices zijn bedoeld als handvat om een constructieve dialoog te bewerkstelligen, om uiteindelijk te komen tot de beste vorm van een virtuele aandeelhoudersvergadering.

Noten

• * De auteur promoveerde in 2009 op zijn onderzoek naar de virtuele aandeelhoudersvergadering.

• 1 Kamerstukken II 2019/20, 35434, nr. 2; zie www.tweedekamer.nl/kamerstukken/detail?id=2020Z06375&did=2020D13502.

• 2 Zie www.rijksoverheid.nl/documenten/kamerstukken/2020/04/08/memorie-van-toelichting-tijdelijke-wet-covid-19-justitie-en-veiligheid.

• 3 De Spoedwet is 24 april 2020 in werking getreden, met terugwerkende kracht vanaf 16 maart 2020. De regels gelden vooralsnog tot 1 september 2020, tenzij verlenging noodzakelijk is in verband met het voortduren van de gevolgen van de uitbraak van COVID-19.

• 4 A. van der Krans, De virtuele aandeelhoudersvergadering (diss. Utrecht; uitgave vanwege het Instituut voor Ondernemingsrecht, deel 64), Deventer: Kluwer 2009, p. 1-18.

• 5 Of een opmerking onfatsoenlijk of irrelevant is, is subjectief. Dat is op een fysieke AVA niet anders en leidt in de praktijk nauwelijks tot problemen. Eventueel kan de beoordeling of een opmerking verwijderd mag worden, worden belegd bij een onafhankelijke derde.

• 6 Robeco, Audit shows flows in the proxy-voting process, oktober 2012; AFM, Recht om je stem te laten horen verloren? AFM onderzoek naar de stemketen, maart 2014 en ‘Stemmen worden niet goed geteld op aandeelhoudersvergadering’, Het Financieele Dagblad 25 juni 2012.

• 7 Van der Krans 2009, p. 119-136.

• 8 R. Abma, D.P. van Kleef, N. Lemmers & M. Olaerts, De algemene vergadering van Nederlandse beursvennootschappen, Deventer: Wolters Kluwer 2017, par. 6.2.2.

• 9 Om draagvlak voor een VGM te waarborgen, vereist de Deense wet dat een fysieke of hybride te houden AVA akkoord gaat met een twee derde meerderheid en een quorum van 50% akkoord met een voorstel om de AVA het volgend jaar volledig elektronisch te organiseren (art. 65a Aktieselskabsloven). Zie uitgebreid: Van der Krans 2009, p. 201-220.

• 10 Op het moment van schrijven hebben Heineken, AkzoNobel, Unilever, Acomo en CM.com hun AVA puur elektronisch georganiseerd. Aegon, ASM International, Adyen, Sligro Food Group, Avantium, Brunel International en Beter Bed Holding hebben aangekondigd hun AVA puur elektronisch te houden, langs de lijnen van de tijdelijke regeling.

• 11 E. Bomkamp, Virtual-only shareholder meetings: Inevitable advance or unwelcome development?, BNA’s Corporate Counsel Weekly, 23 februari 2011.

• 12 Het bestuur van Delaware-vennootschappen kan ‘on its sole discretion’ besluiten tot een fysieke, hybride of virtuele AVA. In het verleden is de VGM door enkele Delaware-vennootschappen gebruikt om lastige vragen en een directe confrontatie met kritische aandeelhouders te ontlopen. Zie R. Ranalli & P.J. Howe, OK is near for online shareholder meetings, Boston Globe 23 augustus 2001, p. A1.

• 13 R. Daly, Unless you’re Warren Buffet, your next shareholder meeting should be online, Forbes.com, 28 april 2016, www.forbes.com/sites/richdaly/2016/04/28/unless-youre-warren-buffett-your-next-shareholder-meeting-should-be-online/#75ebdf7d42d2; T. Braithwaite, US companies embrace virtual annual meetings, FT.com, 11 maart 2016, www.ft.com/content/874879c0-e664-11e5-bc31-138df2ae9ee6.

• 14 Enkele voorbeelden: Ford, Duke Energy, Intel, HP, Fitbit, Yelp, NVIDIA, Sprint, PayPal, GoPro, Rambus, El Pollo Loco and Herman Miller.

• 15 L.A. Fontenot, Public company virtual-only annual meetings, The Business Lawyer (73) 2017-2018, p. 42-44.

• 16 G. Dunn, Planning for your annual shareholder meeting: Selected considerations for a virtual-only meeting, november 2016, www.gibsondunn.com/planning-for-your-annual-shareholder-meeting-selected-considerations-for-a-virtual-only-meeting/#_ftn21.

• 17 Zie voor een overzicht per jaar: A. van der Krans, De toekomst van de AVA: fysiek, hybride of virtueel: leg de keuze bij de vennootschap, Ondernemingsrecht 2019/4.

• 18 Council of Institutional Investors, Corporate Governance Policies 11 (1 april 2015), www.cii.org/files/committees/policies/2015/04_01_15_corp_gov_policies.pdf; CalPERS, Global Governance Principals 63, 16 maart 2015, www.calpers.ca.gov/docs/forms-publications/global-principles-corporate-governance.pdf.

• 19 In de Verenigde Staten is in 2012 reeds een aantal best practices geformuleerd door een werkgroep die bestond uit aandeelhouders, bestuurders, stemketenpartners en handelsplatforms: The Best Practices Working Group for Online Shareholder Participation in Annual Meetings, Guidelines for protecting and enhancing online shareholder participation in annual meetings, juni 2012.